各處室,、系部（分院,、電大）,，各直屬機(jī)構(gòu)：
為加強(qiáng)學(xué)院檔案的制度化,、規(guī)范化,、信息化建設(shè),，學(xué)院于3月初下發(fā)文件（院辦秘[2012]6號）要求做好2011年度檔案的歸檔工作,到目前僅有辦公室,、宣傳（統(tǒng)戰(zhàn)）部,、實(shí)驗實(shí)訓(xùn)中心,、工會、后勤集團(tuán),、基建辦等六個部門按時移交了檔案,。為確保學(xué)院檔案材料的準(zhǔn)確、系統(tǒng),、完整,，請各部門克服困難，務(wù)必于5月20日前,，做好2011年度檔案歸檔和移交工作,，現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下：
一、歸檔范圍
1、2011年度本部門形成的具有保存價值的各類紙質(zhì),、電子,、圖表、聲像,、實(shí)物等材料,，具體歸檔范圍可參照學(xué)院檔案信息網(wǎng)站業(yè)務(wù)指導(dǎo)欄中的《高等學(xué)校各類檔案歸檔范圍和保管期限表》。
2,、2002年建院以來應(yīng)歸檔而未及時歸檔的檔案材料,。
二、歸檔要求
1,、要按照巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院兼職檔案人員歸檔流程的要求,，對歸檔的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)歸類、確保完整,，然后送交學(xué)院綜合檔案室,，由學(xué)院綜合檔案室進(jìn)行集中整理、電子著錄,，并出具《巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料移交清單》,，經(jīng)移交人、接收人,、監(jiān)交人核實(shí)無誤后,，辦理交接手續(xù)。
2,、歸檔的材料應(yīng)為原件,，復(fù)印件不可歸檔。
3,、紙質(zhì)檔案材料的電子版需同時移交,。
4、要高度重視,，嚴(yán)格執(zhí)行檔案移交制度,，部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真把好歸檔資料的審核關(guān)，確定專人負(fù)責(zé),，按時完成年度歸檔工作,。
二〇一二年四月二十八日
