各處室,、系部（分院、電大）,，各直屬機構(gòu)：
為加強學(xué)院檔案的制度化,、規(guī)范化、信息化建設(shè),，確保學(xué)院檔案材料的完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng)?，F(xiàn)就2011年度檔案歸檔和移交工作有關(guān)事項通知如下：
一,、歸檔范圍
1
、2011年度本部門形成的具有保存價值的各類紙質(zhì),、電子,、圖表、聲像,、實物等材料,，具體歸檔范圍可參照學(xué)院檔案信息網(wǎng)站業(yè)務(wù)指導(dǎo)欄中的《高等學(xué)校各類檔案歸檔范圍和保管期限表》。
2
,、2002年建院以來應(yīng)歸檔而未及時歸檔的檔案材料,。
二、歸檔要求
1
,、要按照巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院兼職檔案人員歸檔流程的要求,，對歸檔的檔案材料進行系統(tǒng)整理,、電子著錄、確保完整,，并認(rèn)真填寫《巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料移交登記表》,。
2
、歸檔的材料應(yīng)為原件,，復(fù)印件不可歸檔,。
3
、紙質(zhì)檔案材料的電子版需同時移交,。
4
,、要高度重視，嚴(yán)格執(zhí)行檔案移交制度,，部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真把好歸檔資料的審核關(guān),，確定專人負(fù)責(zé)，按時完成年度歸檔工作,。
三,、歸檔時間：
1
、黨政部門和能按年度歸檔的部門應(yīng)在3月底前歸檔,。
2
,、教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在9月底前歸檔。
3
,、財會部門及各經(jīng)濟實體單位,，在會計年度終了后，可暫由所在單位的財會部門保管一年,，期滿后,，于次年的4月底前歸檔（待審計完畢）。
4
,、科研,、基建檔案在項目完成并通過鑒定、驗收后的兩個月內(nèi)歸檔,。
二
〇
一二年三月一日
